Jak wybrać organizatora kolonii dla swojego dziecka?

Rozpoczęcie kolonijnej przygody to odważna i ważna decyzja zarówno rodzica, jak i jego dziecka. Pierwsze kolonie bywają bardzo wymagające, zwłaszcza emocjonalnie, dla obu stron oraz również dla organizatora, kierownika wypoczynku oraz wychowawcy dziecka. Dlatego tak ważne jest, by na starcie wybrać firmę, która przynajmniej z bardzo dużym prawdopodobieństwem będzie w stanie sprostać wymaganiom i oczekiwaniom rodzica i dziecka. Kolonie należą do grupy specyficznych imprez turystycznych, gdyż z jednej strony ich uczestnicy nie są osobami pełnoletnimi, a rodzice – niejako klienci – nie są obecni na imprezie, tj. koloniach. Stąd wybór organizatora staje się jeszcze bardziej trudny. Mam nadzieję, że po przeczytaniu poniższego artykułu, będą Państwo mieli obraz dobrego organizatora, któremu można zaufać i oddać jego pracownikom (wychowawcom, kierownikom, animatorom itp.) swoje dziecko.

Czymże jest bezpieczny wypoczynek dla nas, jego promotorów?

W pierwszej kolejności, dla uściślenia, zawężenia tematu artykułu, określę, cóż oznaczają słowa zawarte w pytaniu: „Jak wybrać organizatora kolonii dla swojego dziecka?” – a mianowicie terminy „organizator” i „kolonie”.

Kolonie. Kolonie, podobnie jak półkolonie, obozy, biwaki itp. należą do zbioru określonego w prawie (Ustawa o Systemie Oświaty), jako „wypoczynek dzieci i młodzieży”. O czym warto wiedzieć w tym miejscu? O tym, że wypoczynek odbywa się wyłącznie w czasie ferii zimowych, wakacji oraz w czasie zimowej i wiosennej przerwy świątecznej (czyli w czasie Świąt Bożego Narodzenia i Świąt Wielkanocnych). Oznacza to, że wszelkie inne wyjazdy – poza tymi określonymi ramami – nie są ani koloniami, ani zimowiskami, ani wypoczynkiem, w czasie organizacji i realizacji których osoba/podmiot za nie odpowiadający, podlegają obowiązkom wynikającym z Ustawy czy dalszych przepisów (np. Rozporządzenia dot. wypoczynku dzieci i młodzieży). To ważna informacja w kontekście np. wycieczek kilkudniowych czy zielonych szkół. Dodatkowo wypoczynek taki, czyli również i kolonie, musi trwać nieprzerwanie co najmniej dwa dni. Zatem wyjazd nawet z grupą dzieci z miejsca ich stałego zamieszkania na jeden dzień, tam i z powrotem, nie będzie uznany za wypoczynek.

Organizator. Organizatorem wypoczynku (czyli również i kolonii) mogą być: szkoły i placówki [oświatowe], przedsiębiorcy wpisani do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych oraz osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, organizujące wypoczynek w celu albo niezarobkowym, albo zarobkowym, jeżeli organizowany wypoczynek nie stanowi imprezy turystycznej. Dużo słów… Co jest istotne? Ten artykuł będzie omawiać ten drugi wariant, czyli kolonie organizowane przez przedsiębiorstwo wpisane do odpowiedniego rejestru. I ewentualnie trzeci, czyli sytuację, w której wyjazd naszego dziecka na kolonie organizowany będzie przez osobę/podmiot, która na tym nie zarabia. Zostawiamy tutaj szkoły i placówki, gdyż jeśli nawet kolonia będzie organizowana przez te podmioty, to prawdopodobnie Państwo, jako rodzice, będą mieć do nich zaufanie. Natomiast warto zapoznać się z dalszą częścią, gdyż nawet osoby organizujące kolonie z ramienia szkół i placówek podlegają obowiązkom wynikającym z przepisów o wypoczynku (o koloniach). Zostawiamy również sytuację, w której kolonie nie byłyby traktowane jako impreza turystyczna, gdyż zgodnie z definicją: impreza turystyczna to połączenie co najmniej dwóch różnych usług turystycznych, czyli np. zakwaterowanie i wyżywienie, zakwaterowanie i transport, zakwaterowanie i program itp. Zatem trudno byłoby zorganizować kolonie w oparciu tylko o jedną usługę turystyczną, a skoro mamy ich więcej, to odrzucamy ten punkt zupełnie.

Po co w ogóle ten organizator?

Organizator organizuje. Organizator odpowiada. Odpowiada zapewnia. Co zapewnia organizator (bez względu na to, kto nim jest)?

Co należy wziąć pod uwagę, kontaktując się z dzieckiem?
1. bezpieczne i higieniczne warunki wypoczynku, w szczególności organizuje wypoczynek w obiekcie lub na terenie spełniającym wymagania ochrony przeciwpożarowej, ochrony środowiska oraz warunki higieniczno-sanitarne, określone w przepisach o ochronie przeciwpożarowej, ochronie środowiska i Państwowej Inspekcji Sanitarnej, a w przypadku wypoczynku z udziałem dzieci i młodzieży niepełnosprawnej - organizuje wypoczynek w obiekcie lub na terenie dostosowanym do potrzeb wynikających z rodzaju niepełnosprawności uczestników wypoczynku;
2. kadrę wypoczynku, którą stanowią:
   • kierownik wypoczynku i wychowawcy wypoczynku spełniający odpowiednie warunki (w odpowiedniej liczbie),
   • w zależności od programu wypoczynku i realizowanych zajęć - trenerzy i instruktorzy sportu, rekreacji, animacji kulturalno-oświatowej, lektorzy języka i inne osoby prowadzące zajęcia podczas wypoczynku, które spełniają określone warunki;
3. dostęp do opieki medycznej:
   • w ramach świadczeń opieki zdrowotnej udzielanych na zasadach określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych lub
   • na podstawie umowy zawartej z lekarzem, pielęgniarką lub ratownikiem medycznym;
4. program wypoczynku i zajęcia dostosowane do wieku, zainteresowań i potrzeb uczestników, ich stanu zdrowia, sprawności fizycznej i umiejętności;
5. żywienie zgodne z zasadami higieny żywienia określonymi w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia;
6. bezpieczne korzystanie z wyznaczonego obszaru wodnego zgodnie z ustawą z dnia 18 sierpnia 2011 r. o bezpieczeństwie osób przebywających na obszarach wodnych;
7. bezpieczne przebywanie w górach oraz na zorganizowanych terenach narciarskich zgodnie z ustawą z dnia 18 sierpnia 2011 r. o bezpieczeństwie i ratownictwie w górach i na zorganizowanych terenach narciarskich.

Te siedem powyższych punktów to niemal cytat z Ustawy o Systemie Oświaty, ale nie da się, bez przywołania tych słów, przejść dalej. Dlaczego? Bo bez względu, czy to szkoła, przedsiębiorstwo turystyczne, osoba fizyczna, parafia, fundacja, ktokolwiek organizuje dla naszego dziecka kolonie, to te siedem punktów musi zapewnić! I Państwo, jako rodzice, powinni mieć pewność, że te warunki są / będą w czasie kolonii spełnione, więc organizator powinien wskazać jeszcze przed wyjazdem, w jaki sposób będzie spełniać te warunki. Czyli co, raz jeszcze innymi słowy: odpowiednie warunki noclegowe (w ośrodku, który ma ważną opinię od Straży Pożarnej, że dzieci i młodzież może mieszkać w danym ośrodku) i odpowiednie wyżywienie (często zakwaterowanie i wyżywienie są kontrolowane przez inspektorów Sanepidu); że nasze dziecko będzie pod opieką wychowawców spełniających kryteria i doświadczonego kierownika; że liczba wychowawców będzie odpowiednia; że kadra będzie wiedziała, gdzie może udać się po pomoc medyczną lub organizator zawarł umowę z lekarzem; że program będzie dostosowany do wieku dziecka, do jego stanu zdrowia i sprawności; że wreszcie jeśli dziecko będzie się kąpać – to pod nadzorem ratownika, a jeśli pójdzie w góry – to na specjalnych zasadach dot. przebywania w górach. To jest taka podstawa, taka baza, bez zapewnienia której lub chociażby oświadczenia organizatora, że to wszystko będzie, raczej nie skorzystałbym z zachęty, by wysłać moje dziecko na te kolonie. W sensie bez takiego zapewnienia wcześniej. Jak takie zapewnienie uzyskać? Należy poprosić o umowę.

Umowa z organizatorem.

Jeśli organizator przedstawia nam umowę, to już jest plusik na jego konto. Mamy wtedy szansę sprawdzić, czy wszystko, co opisane zostało powyżej, znajdzie się w czasie wypoczynku naszego dziecka. O ile osoby / podmioty, które organizują kolonie nie są przedsiębiorcami działającymi w oparciu o „ustawę turystyczną”, to już organizatorzy turystyki, wpisani do rejestru marszałka danego województwa, powinni spełnić szereg kolejnych warunków, określonych właśnie we wspomnianej Ustawie o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych. Taki organizator nie tylko powinien zagwarantować te wspominane siedem punktów, ale również poprowadzić Ciebie (jako Klienta) i Twoje dziecko (jako uczestnika imprezy turystycznej) niemal za rękę od momentu rezerwacji miejsca, aż do zakończenia kolonii i szczęśliwego powrotu do domu.

Do sedna wyboru!

Jeśli decydujecie się Państwo na wyjazd Waszego dziecka ze szkołą czy znaną Wam osobą prywatną, to przynajmniej poproście o zabezpieczenie tych znanych już siedmiu punktów. A teraz przechodzimy do wyboru organizatora z Internetu. Na co warto zwrócić uwagę?

Gdy przeglądamy strony internetowe organizatorów turystyki, najczęściej gdzieś na stronie głównej, startowej znajduje się zakładka „dla rodzica”. Od tego miejsca można rozpocząć i poszukać, czy dana firma jest rzeczywiście wpisana do rejestru i czy posiada aktualną gwarancję ubezpieczeniową. Ewentualnie te dokumenty mogą znajdować się w innych miejscach na witrynie, ale są bardzo istotne. Ta gwarancja gwarantuje nam właśnie, że jeśli wpłacimy pieniądze, a organizator „upadnie”, to możemy odzyskać część lub wszystkie wpłacone środki na poczet udziału w koloniach. Jeśli znajdziemy te dokumenty i uznamy, że są aktualne i w porządku, znajdujemy umowę. Wzór umowy jest najczęściej dostępny w dokumentach do pobrania lub właśnie w strefie rodzica lub przy poszczególnych już ofertach, turnusach kolonijnych. Może sama umowa będzie względnie krótka (porównując z umowami o kredyt na przykład), to często jest mnóstwo druków dodatkowych, które niejako są integralną częścią umowy. Jakich druków? Karta kwalifikacyjna, czyli druk, w którym to my opisujemy nasze dziecko, a na podstawie tego opisu organizator decyduje, czy dziecko kwalifikuje się na wypoczynek i może z danym organizatorem pojechać na kolonie czy też nie. Powinny być dostępne również regulaminy (takie regulaminy pobytu już na miejscu oraz transportu) oraz tzw. ogólne warunki uczestnictwa, warunki ubezpieczenia i oczywiście konkretna oferta. Po co tyle tego? Czy wszystko muszę czytać? Oddajecie Państwo swoje dziecko pod opiekę ludzi, których jeszcze nie znacie, zatem warto właściwe jest konieczne poznanie wszystkich zasad, które będą panować na koloniach i uznanie, czy Wasze dziecko podoła tych zasad przestrzegać. Dodatkowo – co oczywiście jest jednym z kluczowych aspektów – pieniądze, czyli cena, koszt za udział. Kiedy wpłacać? Czy można się wycofać i na jakich zasadach? Wszystkie informacje powinny być ujęte właśnie w tych dokumentach. Trudno jest wymienić tutaj wszystkie punkty, które powinny być zawarte w umowie i drukach towarzyszących, ale do tych najważniejszych należą na pewno informacje:

1. dotyczące głównych właściwości usługi turystycznej (naszej kolonii):
   • miejsce pobytu, trasę i czas trwania imprezy, w tym co najmniej przybliżoną datę początkową i końcową oraz liczbę noclegów zapewnianych w trakcie imprezy turystycznej,
   • rodzaj, klasę, kategorię lub charakter środka transportu, a także informacje dotyczące przejazdów, w szczególności czas i miejsce wyjazdów oraz postojów, a jeżeli dokładny czas nie został jeszcze określony – o przybliżonym czasie wyjazdu i powrotu (jeśli korzystamy z transportu organizatora),
   • położenie, rodzaj i kategorię obiektu zakwaterowania, według przepisów kraju pobytu,
   • liczbę i rodzaj posiłków,
   • szczegółowy program zwiedzania, wycieczki lub inne usługi uwzględnione w cenie imprezy turystycznej,
   • czy jakiekolwiek usługi turystyczne będą świadczone w grupie, oraz – jeśli to możliwe – o przybliżonej liczebności grupy,
   • informację o wymaganiach językowych, w przypadku gdy skorzystanie przez podróżnego z niektórych usług turystycznych będzie zależało od skutecznej komunikacji ustnej,
   • informację o dostępności usług turystycznych dla osób o ograniczonej sprawności ruchowej, a także, na wniosek podróżnego, dokładne informacje na temat możliwości ich dostosowania do jego potrzeb;
2. kwotę lub procentowy udział przedpłaty w cenie imprezy turystycznej i termin jej wniesienia oraz termin zapłaty całej ceny, a także sposób dokonania zapłaty oraz wskazanie, jeśli wpłata jest przyjmowana na turystyczny rachunek powierniczy;
3. cenę imprezy turystycznej łącznie z podatkami oraz w razie potrzeby z wszelkimi dodatkowymi opłatami i innymi kosztami lub – jeśli nie można zasadnie oczekiwać, aby koszty te zostały obliczone przed zawarciem umowy o udział w imprezie turystycznej – informację o rodzaju dodatkowych kosztów, którymi podróżny może zostać obciążony;
4. minimalną liczbę osób wymaganych, aby impreza turystyczna się odbyła;
5. termin powiadomienia podróżnego na piśmie o ewentualnym odwołaniu imprezy turystycznej z powodu niewystarczającej liczby zgłoszeń, jeśli jej realizacja jest uzależniona od liczby zgłoszeń;
6. informację o prawie do rozwiązania przez podróżnego umowy o udział w imprezie turystycznej w każdym momencie przed rozpoczęciem imprezy turystycznej za stosowną opłatą oraz jej wysokości;
7. ogólne informacje o obowiązujących przepisach paszportowych, wizowych i sanitarnych oraz o wymaganiach zdrowotnych dotyczących udziału w imprezie turystycznej;
8. nazwę handlową i adres organizatora turystyki lub agenta turystycznego, a także ich numery telefonów lub adresy poczty elektronicznej;
9. informację o ubezpieczeniach obowiązkowych lub dobrowolnym ubezpieczeniu na pokrycie kosztów rozwiązania przez podróżnego umowy o udział w imprezie turystycznej lub kosztów świadczenia pomocy, w tym kosztów powrotu do kraju w razie wypadku, choroby lub śmierci.

Te punkty zostały zaczerpnięte z turystycznej ustawy i z pewnością znajdą swoje odzwierciedlenie w różnych drukach dobrego organizatora. Dodatkowo jeszcze organizator kolonii musi poinformować, w jaki sposób Państwo będą mogli kontaktować się ze swoim dzieckiem. To również ważne!

Mój organizator ma wszystko i co teraz.

Jeśli formalnie wszystko się zgadza, mamy już pewne wyobrażenie organizatora, że ma poukładane dokumenty, a my rozumiemy ich treść i są dla nas w porządku, to można przejść dalej. Kto dokładnie będzie zajmować się moim dzieckiem w czasie kolonii? No właśnie. Często na to pytanie nie będziemy znać odpowiedzi niemal do samego końca. Ale organizatorzy już z pewnym stażem, z pewną tradycją prezentują sylwetki kierowników, wychowawców, instruktorów czy animatorów na swoich witrynach internetowych. Ta prezentacja kadry oznacza, że ci ludzie chcą jeździć z danym organizatorem – a to już kolejny plus. Jest to wyrazem pewnej stałości firmy. Czasem możemy doszukać się również informacji, że organizator szkoli swoją kadrę zarówno w formie zdalnej, jak i stacjonarnej przed sezonem. Jeśli bardzo nam zależy na wiedzy, kto dokładnie będzie kierownikiem, to warto zadzwonić sobie do organizatora w okolicach maja / czerwca i z pewnością taką informację uzyskamy. Jeśli kadra nam odpowiada, to właściwie mamy już wszystko. Pozostają szczegóły. Jakie? Na jakie pytania powinniśmy jeszcze lub możemy szukać odpowiedzi?

Czy organizator ma wypracowane procedury odnośnie zakwaterowania dziecka?
Czy mogę wskazać organizatorowi, z kim ma mieszkać moje dziecko w pokoju?
Czy organizator będzie mógł przyjąć moje dziecko, jeśli cierpi ono na chorobę przewlekłą lub powinno otrzymywać posiłki w ramach specjalnej diety?
Czy organizator ma dla mnie jakiś przewodnik, jakiś poradnik?
Czy organizator może pomóc mi stwierdzić, czy moje dziecko już jest „odpowiednio dorosłe” do wyjazdu i pomóc mi ewentualnie w wyborze programu?
Być może w czasie czytania tego artykułu lub przy wybieraniu organizatora nasuną się Państwu jeszcze inne pytania. Natomiast mam nadzieję, że taka podstawa podstaw została zaprezentowana.

Warto zapamiętać!

Warto mieć w pamięci, że bez względu na to, jakiego organizatora nie wybierzemy i w jaki sposób owy organizator będzie prezentował swoją ofertę, to nie „kupujemy” u organizatora radości i szczęścia swojego dziecka, kupujemy konkretne usługi: zakwaterowanie, wyżywienie, opiekę, zajęcia i imprezy programowe, ewentualnie transport, możliwość korzystania z takich czy innych atrakcji, ale nie ma możliwości zakupu gwarantowanej radości. Tutaj mogą być pomocne opinie, opinie od rodziny, znajomych, w ostateczności internetowe oraz galerie zdjęć, może nie na zasadzie kilku wybranych ujęć promujących danego organizatora, ale niektórzy posiadają na swoich witrynach internetowych archiwalne relacje fotograficzne czy video. Podglądając, jak dzieci i młodzież bawili się w ubiegłych sezonach, możemy z pewnym prawdopodobieństwem określić, przyjąć, że nasze dziecko będzie się również dobrze bawić. Jeśli oczywiście wybierzemy dla niego odpowiedni program, ale o tym już w innym artykule.

Jeszcze tuż przed wyjazdem…

Jeszcze tuż przed wyjazdem, na około dwa tygodnie do tygodnia wcześniej, można sprawdzić, czy wybrany przez nas organizator zgłosił wypoczynek do odpowiedniego kuratorium oświaty. Pobrać to zgłoszenie i zweryfikować ze stanem swojej wiedzy, z dokumentami, które podpisywaliście Państwo, czy wszystko się zgadza. Gdzie to się sprawdza? Na stronie Ministerstwa Edukacji i Nauki – tam znajdą Państwo już krok po kroku, jak sprawdzić organizatora. Natomiast trudno mi sobie wyobrazić, że organizator, spełniający wszystkie poprzednie wskazania, zaniechałby zgłoszenia takiej kolonii.